Polish Tourism Organisation - Poland Convention Bureau sloot zich aan bij het Thailand Convention & Exhibition Bureau en de Seoul Tourism Organisation als partner van de uitgebreide UIA-enquête over COVID-19 Impact op International Association Meetings die in maart-oktober 2021 werd gehouden onder 25.000 internationale verenigingen over de hele wereld.
De COVID-19-pandemie heeft een enorme impact gehad op de wereldwijde reis- en bijeenkomstenindustrie en op het ontmoetingsgedrag van internationale verenigingen. Het onderzoeken van die impact en het achterhalen van de gevolgen staat centraal in de speciale UIA Survey 2021 - COVID-19 Impact on International Association Meetings. De enquête zal proberen de veranderingen in de aanpak van verenigingen vast te stellen bij het plannen en organiseren van hun internationale evenementen: de verschuiving in hun behoeften, verwachtingen en technologische benadering.
Het UIA-team zal in tekst, grafieken en tabellen beschrijven hoe verenigingen omgaan met de nasleep van de pandemie-impact en de aandachtsgebieden voor verenigingen, waarbij het zich voornamelijk richt op hun vergaderactiviteiten: het omgaan met evenementen die zijn geannuleerd en / of gewijzigd in hun formaat (online / hybride), perspectieven voor het herstel van persoonlijke programma's, technologische uitdagingen, de rol van sociale media, de economische impact op de toekomst van de verenigingen, hun verwachtingen in een relatie met de Conventiebureaus, enz.
Meer dan 25.000 organisaties die staan vermeld in het Jaarboek van Internationale Organisaties van de UIA en waarvan bekend is dat ze enige vorm van internationale bijeenkomsten of evenementen organiseren, worden uitgenodigd om deel te nemen. Elke vereniging ontvangt een individuele login waarmee ze een enquête met 19 vragen kan invullen, waarvan 15 met meerkeuzevragen. Bovendien zal de enquête voor het publiek beschikbaar zijn op de website van UIA (https://uia.org/publications/meetings-survey ).
“De UIA-enquêtes zijn de grootste enquêtes naar het vergadergedrag van alle verschillende soorten internationale verenigingen (…). Door de hoge deelname zijn de UIA Surveys een onmisbare informatiebron voor alle branches die betrokken zijn bij de meetings-industrie. UIA neemt contact op met de verenigingen door uitnodigingen per post te sturen naar 15.000 organisaties, naast 25.000 maandelijkse e-mailuitnodigingen. Het bereiken van zoveel internationale verenigingen is een grote uitdaging. Voor de UIA Survey 2021 en het rapport wordt de UIA ondersteund door haar sponsors Thailand Convention & Exhibition Bureau, Seoul Tourism Organisation en Polish Tourism Organisation - Poland Convention Bureau ”, aldus Clara Fernández López, External Relations Manager van de Union of International Associations en Lid van de Raad van Bestuur van de International Youth Library Foundation.
De meest recente editie van de enquête vond plaats in 2020. Hieruit bleek dat 82% van de respondenten elke drie jaar minstens één grote internationale bijeenkomst houdt. 44% van deze verenigingen komt jaarlijks bijeen. 54% van de bijeenkomsten duurt twee tot drie dagen.
Uit het onderzoek bleek dat in 2020 41% van de verenigingen die reageerden geen opties bood voor deelname op afstand aan hun bijeenkomsten. 21% dacht helemaal niet aan opties voor deelname op afstand. UIA verwacht dat de komende enquête een verschuiving in dit gedrag kan laten zien.
“De Polish Tourism Organisation, is samen met het Poland Convention Bureau dat binnen haar structuren opereert, al tien jaar lid van UIA. Dit is een goed moment om niet alleen het jubileum te vieren, maar ook om bij te dragen aan de ontwikkeling van een alomvattend onderzoek dat de wereldwijde bijeenkomstenindustrie vooruit zal helpen. Vanuit het perspectief van een bestemmingsbeheerorganisatie ben ik vooral geïnteresseerd in de veranderende houding van de verenigingen ten aanzien van samenwerking met Convention Bureaux. In 2020 gaf maar liefst 33% van de internationale verenigingen die bij de enquête betrokken waren, toe dat ze nog niet bekend waren met de gratis diensten die worden aangeboden door een Convention Bureau, en dat slechts 12% ooit van de diensten in kwestie gebruik had gemaakt. Volgens voorspellingen van de UIA zal de steeds meer online georiënteerde formule van vergaderingen en evenementen in 2021 resulteren in meer technische ondersteuning en een toenemende interesse in partnerschappen met Convention Bureaux. We zijn voorbereid op dit scenario. Onze sector heeft zich onmiddellijk aangepast aan de nieuwe realiteit en heeft oplossingen geïntroduceerd die het mogelijk maken om evenementen van topkwaliteit te organiseren die niet alleen veilig zijn, maar ook technologisch geavanceerd. Toegewijde studio's vergemakkelijken het proces van het organiseren van hybride evenementen en steeds meer agentschappen zijn gespecialiseerd in gerelateerde professionele diensten. Videobediening, geluidsoperators, verlichtingsconsole-operators en camera-operators werken allemaal aan het leveren van live-uitzendingen. Het #VirtualEvents-aanbod van de in Poznań gevestigde MTP Group, studio's van het ICE Kraków Congress Centre en het Lublin Conference Centre zijn slechts enkele van de vele geweldige voorbeelden. Met andere woorden, COVID-19 versnelde een fenomeen waar al lang over gediscussieerd wordt, namelijk het versmelten van online en offline. Het is tijd om de lichtpuntjes van de pandemie-opgelegde verandering te erkennen en te beginnen te profiteren van het potentieel ervan. Dit is precies wat er nu in Polen gebeurt! Als Polish Tourism Organisation - Poland Convention Bureau willen we ervoor zorgen dat deze boodschap een zo breed mogelijk publiek bereikt. Ons partnerschap met UIA biedt precies deze mogelijkheid ”, aldus Aneta Książek, hoofd van het Poland Convention Bureau.
Het rapport over de impact van COVID-19 op internationale associatievergaderingen zal op 18 november 2021 worden vrijgegeven tijdens de jaarlijkse UIA Associate Members Meeting in Praag en is gratis beschikbaar voor het publiek op de website van de UIA in drie taalversies: Engels, Frans en Spaans. De UIA verwacht dat de aanstaande enquête zal onthullen op welke terreinen verenigingen en industrie kunnen samenwerken om evenementen te herdefiniëren en verenigingscongressen, vergaderingen, conferenties, enz. Tot een succes te maken voor iedereen - de vereniging, de afgevaardigden en dus voor de bestemming.
Als onderzoeksinstituut en documentatiecentrum verzamelt en verspreidt de UIA al meer dan 100 jaar informatie over de markt van internationale bijeenkomsten van non-profitorganisaties en wereldwijde organisaties, evenals over de richtingen en trends van hun evolutie.
Op 10 mei 2020 publiceerde de UIA de 61ste editie van het International Meetings Statistics Report 2020. Met gegevens over 2019 vermeldde de ranglijst van bijeenkomstenbestemmingen Polen hoger dan het jaar ervoor.
https://www.pot.gov.pl/en/poland-convention/news/uia-ranking-with-more-events-from-poland
De UIA publiceert het jaarlijkse International Meeting Statistics Report op basis van gegevens die zijn verzameld over vergaderingen die voldoen aan de volgende vier criteria: ze duren drie dagen, ze verzamelen minstens 300 deelnemers, minstens vijf nationaliteiten zijn vertegenwoordigd en minstens 40% van de deelnemers zijn afkomstig uit andere landen dan het gastland.
