Polen is de ideale plek om MICE-evenementen te organiseren in de post-pandemische wereld. Professionals werken hier allemaal aan hetzelfde doel - een relatie opbouwen tussen een klant en een merk, bedrijf of vereniging door het aanbieden van een emotievolle ervaring. Het is de transparante samenwerking tussen alle partners die betrokken zijn bij het verwerven en vervolgens organiseren van evenementen die de Poolse MICE-industrie onderscheidt. Polen is een bestemming die met één stem "spreekt", waardoor het concurrentievoordeel effectief wordt verkregen. Synergie van activiteiten is altijd de sleutel geweest.
Om de vraag in de MICE-sector te herstellen, moeten de klanten zich in elke fase van het project veilig voelen. Sanitaire veiligheid zal nog lang nummer één blijven. Veiligheidskwesties zijn in Polen zo belangrijk geworden dat in vrijwel elke aanbieding, naast de presentatie van de objectieve kwaliteiten van de gepromote bestemming, nu ook de nadruk wordt gelegd op de invoering van sanitaire beschermingsprocedures. Vertegenwoordigers van de Poolse industrie hebben lange maanden gewijd aan de ontwikkeling van normen en procedures voor evenementen die in de nieuwe sanitaire omstandigheden worden georganiseerd. De grootste conferentie- en congrescentra hebben op dit gebied passende oplossingen ingevoerd, en de meeste hotels hebben dit voorbeeld gevolgd. Organisatoren, waaronder DMC en PCO, hebben ook hun eigen procedures.
Een belangrijke rol bij deze activiteiten wordt gespeeld door de steun van de Poolse Organisatie voor Toerisme, die de campagne "Veilig uitrusten in Polen" voert. Het omvat twee zelfcertificeringsprogramma's: "Hygiënisch veilige faciliteit", bedoeld voor hotels en "Veilige MICE-faciliteit", bedoeld voor faciliteiten waar evenementen, beurzen, tentoonstellingen en congressen worden georganiseerd. Dit zijn nuttige instrumenten die toegang geven tot informatie over voorzieningen die zijn aangepast om diensten te verlenen in overeenstemming met de richtlijnen van nationale en internationale sanitaire instellingen. De uitgangspunten van de "Veilige MICE-locaties" zijn ook geraadpleegd met deskundigen van de Vereniging voor conferenties en congressen in Polen en vertegenwoordigers van de regionale conventiebureaus. Dit maakt de voorbereiding van elk evenement in Polen vandaag niet alleen veilig, maar ook prettig. Met duidelijke procedures en uitgewerkte actieschema's kunt u zich zeker voelen. En vertrouwen is tenslotte van fundamenteel belang - zowel in het privéleven als in het bedrijfsleven.
De invloed op het vertrouwen van de organisatoren van bijeenkomsten wordt nog versterkt door de steun die door de congresbureaus wordt geboden. In Polen zijn dat het nationale Poolse Conventiebureau en 11 plaatselijke bureaus (Bydgoszcz, Gdańsk, Katowice, Kraków, Lublin, Łódź, Poznań, Toruń, Warschau, Wrocław, Mazurië) die al vele jaren actief zijn. Deze eenheden zijn verantwoordelijk voor de promotie, maar bovenal zijn zij het eerste aanspreekpunt en neutrale partners voor al degenen die MICE-evenementen willen organiseren. Zij beschikken over alle nodige kennis over de aangeboden producten, attracties, aanbevolen bedrijven, onderaannemers en locaties. Overal ter wereld en op elk moment kunnen zij worden geraadpleegd in de Poland Online Site Inspection catalogus, dat door de Nationale Conventie in nauwe samenwerking met de plaatselijke bureaus is opgezet, met twee nieuwe categorieën: Incentive & Inspiration en Hybrid Meetings & Virtual Events.
Als we daar het wereldwijd toenemende belang van de zogenaamde tweede-keussteden, de nadruk op slimme specialisatie van regio's, gunstige prijzen van diensten of het zo gewenste nieuwigheidseffect aan toevoegen, realiseren we ons dat het idee om MICE-evenementen aan de Wisła-rivier te organiseren meer dan juist lijkt te zijn!
De toegenomen belangstelling voor de zogenaamde tweede-keussteden spreekt in het voordeel van Polen. We hebben het over kleinere bestemmingen, niet zo bekend als de grootste metropolen ter wereld, maar met een interessant aanbod en een goede infrastructuur. Dergelijke bestemmingen worden als veiliger en dus aantrekkelijker ervaren. Een van hun voordelen is dat alle nodige infrastructuur zich in elkaars nabijheid bevindt. U kunt van het conferentiecentrum naar het hotel of restaurant lopen, waardoor u geen transfers hoeft te maken en het potentiële risico van virusoverdracht uitsluit. Voor steden van tweede keuze is er geen probleem van overvolle agenda's. Tenslotte het nieuwheidseffect - in de realiteit van vandaag blijkt het belang ervan groter dan men zou denken. Aangezien de meeste evenementen in de komende maanden hybride van aard zullen zijn, moeten organisatoren op zoek gaan naar elementen die een groot deel van de deelnemers er nog steeds toe aanzetten het evenement persoonlijk bij te wonen. Eén manier om ze aan te trekken is een nog niet ontdekte plek te vinden. Een toeristische parel, waar zij graag naar toe zouden komen. Polen is in staat het te bieden! De promotie van het land is gebaseerd op de sterkste spelers, maar ook op niet voor de hand liggende bestemmingen. Polen heeft er geen tekort aan en ze zorgen allemaal voor een frisse wind.
Veranderingen in de prioriteiten die van invloed zijn op de keuze van bestemmingen, houden ook verband met het toenemende belang van de zogenaamde slimme specialisaties. Planners besteden steeds meer aandacht aan regio's waarvan de economische en wetenschappelijke specialisatie verband houdt met de industrie waarin de door hen vertegenwoordigde onderneming of vereniging werkzaam is. Het gaat om toegevoegde waarde - toegang tot kennis, technologieën, specialisten, grotere kansen om nieuwe leden of lokale sprekers aan te trekken.
Daarbij komt nog de centrale ligging van Polen (vanaf de meeste Europese luchthavens kunt u er in maximaal 2,5 uur heen vliegen), de prijs-kwaliteitverhouding van de aangeboden diensten, die echt aantrekkelijk is (volgens Eurostat en Numbeo behoort Polen nog steeds tot de landen met de laagste prijzen in de Europese Unie) en het feit dat het een veilig land is, niet alleen wat epidemieën betreft, maar ook door een lage terroristische dreiging (bv. volgens de Travel & Tourism Competitiveness Index), een laag misdaadcijfer en het ontbreken van rampen en natuurrampen.
Het is onmogelijk niet te spreken over de beroemde Poolse gastvrijheid en de heerlijke regionale keuken, die put uit oud-Poolse tradities en invloeden kent uit de Wit-Russische, Oekraïense, Litouwse, Tataarse en Joodse keuken. Laten we niet de moderne hotelbasis vergeten (meer dan 43 duizend bedden in 3-5* business standard), talrijke conferentie- en tentoonstellingscentra, de massa van zogenaamde unieke locaties (bijv. landhuizen, kastelen, paleizen, postindustriële gebouwen, villa's), alsmede bedrijven en agentschappen die bereid zijn om professionele service voor zakelijke bijeenkomsten te bieden. Zij betekenen dat Polen over alle troeven beschikt om evenementen van elke aard en omvang te organiseren. De organisatoren van het evenement worden gesteund door de nationale luchtvaartmaatschappij, LOT Polish Airlines. Het bedrijf ontwikkelt LOT International Events door speciale voorwaarden voor vluchten aan te bieden, zoals kortingen op luchtvaarttarieven of flexibel boekingsbeheer, wat tegenwoordig erg belangrijk is.
Polen neemt al jaren een sterke positie in op de twee belangrijkste ranglijsten (ICCA en UIA) van plaatsen waar de meeste conferenties en verenigingscongressen worden georganiseerd. Steden die de meeste evenementen aantrekken zijn Warschau en Krakau, maar er zijn ook andere spelers zoals Poznan, Gdansk, Wroclaw, Katowice, Lodz, Lublin, en zelfs Zakopane (de winterhoofdstad van Polen) en Białowieża gelegen in het hart van het prachtige Białowieża woud. Dit is het zoveelste bewijs van het grote vertrouwen dat de organisatoren van belangrijke, vaak logistiek gecompliceerde evenementen in het hele land stellen.
